putdoktorantice@gmail.com

3 provjerene tehnike za povećanje produktivnosti

Doktorski studij je poput maratona, i da bismo uspješno odgovorili na taj dugoročni, zahtjevni izazov, treba da postupamo vrlo promišljeno i planski. Mi istovremeno treba da mnogo čitamo o našoj oblasti interesovanja, eksperimentišemo, pišemo, prezentiramo, objavljujemo i uopće komuniciramo o našem naučnom radu, ali i da balansiramo druge radne obaveze, balansiramo između privatnog i poslovnog života, te čuvamo svoje zdravlje.


Ponekad osjećamo da smo preplavljeni obavezama, ponekad nemamo motivaciju za određeni zadatak, ponekad prosto ne znamo odakle početi, ponekad sumnjamo u sebe, svoje sposobnosti i plašimo se da li ćemo moći i znati uspješno obaviti zadatke pred nama… I sve je to uredu, jer sve je to (obavezni) dio maratonskog procesa koji se zove doktorski studij. Ali, predugo odlaganje obaveza ne donosi rješenje, nego veći, nagomilani stres, nezadovoljstvo i paniku što može uzrokovati i nesanicu i želučane tegobe i razdražljivost i – nastavite niz poučeni vlastitim iskustvom…  A to nijednom doktorantu/ici nije u cilju. 

Stoga, istražili smo različite tehnike i stavove za povećanje produktivnosti i iz mnoštva ponuđenih opcija odabrali 3 tehnike za povećanje produktivnosti koje su provjereno efikasne i prikladne za potrebe doktoranata/ica ili uopće studenata/ica. 


Doktorski studij kao projekt, doktorant/ica kao projektni menadžer/ica

Najsažetija definicija “projekta” podrazumijeva da je to privremeni napor da se kreira određeni rezultat; taj proces kreiranja rezultata tj. postizanja cilja ima svoj početak i kraj (dakle, određen vremenski period), te određene ljudske i finansijske resurse. Doktorski studij se, stoga, može i treba posmatrati kao jedan (lični) projekt – on traje 3 (ili više) godina, ima tačno određeni cilj i podciljeve (polaganje ispita, objavljivanje naučnih radova, i – konačno – pisanje i uspješna odbrana doktorske disertacije), iziskuje određene finansijske resurse (visina školarine i popratni troškovi studiranja), te tačno određenog projektnog menadžera/menadžericu (tj. doktoranta ili doktoranticu) i projektne partnere (nastavno i administrativno osoblje univerziteta, koleg(ic)e sa studija, i druge osobe uključene u proces ispunjavanja uslova za finaliziranje doktorskog studija). Samim tim, razmišljati i ponašati se kao projektni menadžer/ica može ublažiti i/ili otkloniti mnoge zastoje tokom doktorskog studija.

Image source: mohamed_hassan from Pixabay

Tabele za pregled obaveza tokom dužeg vremenskog perioda

Razmišljati i ponašati se kao projektni menadžer/ica u ovom kontekstu prvenstveno znači – upoznati se sa širom slikom na samom početku, a zatim napraviti detaljan plan aktivnosti sa rokovima za obavljanje istih. Naprimjer, uputno je pročitati pri upisu na studij aktuelni nastavni plan i program studija i pravilnik o studiranju na datoj visokoškolskoj ustanovi (u pravilu su ovi dokumenti dostupni na web stranici institucije), te potom kreirati tabelu (u Word ili Google Docs dokumentu ili Excel ili Google Sheet tabeli, ili u obrascu Gantt chart) sa pregledom obaveza po semestru.

Primjer rasporeda aktivnosti/obaveza po semestru studija

I semestar – polaganje ispita iz x obaveznih predmeta,

II semestar – polaganje ispita iz x izbornih predmeta i prijava teme doktorske disertacije,

III semester – prijava projekta doktorske disertacije,

IV semestar – odbrana projekta doktorske disertacije,

V semestar – rad na doktorskoj disertaciji i objavljivanje naučnog rada,

VI semestar – dostavljanje radne verzije doktorske disertacije vijeću studija te odbrana doktorske disertacije.

Unutar tabele, koju možete i ne morate grafički uljepšati (različite boje i font slova, te različiti vizuali i ilustracije), preporučuje se svaku od ovih stavki dodatno elaborisati, tj. treba “prevesti” u sitnije ciljeve i korake/aktivnosti svaki od predmeta. Naprimjer:

I semestar – XY predmet

– učešće u nastavi za određeni XY predmet (isticanje datuma i termina kroz 15 sedmica),

– priprema i prezentacija domaćih zadataka (kratki opis zadatka i isticanje rokova za slanje i datuma prezentacije),

– polaganje ispita (isticanje datuma ispita)

Važan segment u ovom smislu je i unos administrativnih obaveza u tabelicu, naprimjer:

– praćenje rokova za plaćanje školarine (isticanje datuma, pogotovo ako se vrši plaćanje na rate)

– ispunjavanje i slanje različitih obrazaca i godišnjeg izvještaja doktoranta/doktorantice (isticanje datuma).

Ako vam zvuči komplikovano i izlišno pristupiti poduhvatu na ovako detaljan način, sjetite se sljedeće izreke: “Jedan sat (blagovremenog) planiranja uštedjet će vam 10 sati rada”.
Ovakvu detaljnu tabelu tj. plan aktivnosti možete isprintati i istaknuti na vidno mjesto u vašem radnom prostoru, npr. zalijepiti na zid ili policu iznad radnog stola i/ili držati na desktopu kompjutera kao stalni podsjetnik i orijentir, koji će vam pomoći da (p)ostanete produktivni i izbjegnete značajnu količinu stresa, nerviranja i kajanja.

Image source: geralt from Pixabay

To-do liste su odlične za dnevni i sedmični pregled obaveza

Tabele su sjajne za pregled obaveza tokom dužeg vremenskog perioda (semestar, godina), kao i iznad detaljnije objašnjeno. Ali, za dnevni i sedmični pregled aktivnosti, od značajne su pomoći “to-do liste” odnosno detaljniji spiskovi sitnijih obaveza “za uraditi”. Spisak je moguće praviti rukopisom u rokovniku, notesu ili na pojedinačnim papirićima, ali i na računaru/laptopu i na mobitelu (putem različitih aplikacija npr. Memo Notepad, Sticky Notes, Google Keep, Evernote ili prosto – na vlastitom emailu, u draft folderu i sl.). Svako ima različit sistem koji funkcioniše za njih – važno je iskušati par opcija, da uvidimo šta je nama lično najlakše, najprirodnije i šta ne stvara dodatni napor i obavezu, nego postaje automatski obrazac ponašanja, tj. navika kojoj se bez razmišljanja vraćamo, i koja nam štedi vrijeme i omogućava čitak pregled onoga što je već urađeno i onoga što tek treba uraditi.

Govoreći iz vlastitog iskustva – najsigurnije je unijeti obavezu u listu onog momenta kad se ona dobije/nametne/spomene (datum i vrijeme sastanka, predavanja ili konsultacija, datum i vrijeme izlaganja, datum slanja izvještaja i sl.). Na ovaj se način umanjuje mogućnost za zaboravljanje tih obaveza i dogovora, ili preklapanje obaveza. Posebnu čar ima označavanje određene stavke sa “to-do liste” kao obavljene, a dozu motivacije i ponosa donosi trenutak kada navečer pogledamo sve “štrihire” tj. pregled uspješno obavljenih sitnih obaveza za taj dan. Prisjetimo se, doktorski studij je maraton, a sitne doze motivacije na dnevnoj bazi pomažu da istrajemo u dostizanju zacrtanog cilja, koliko god on daleko izgledao u datom trenutku.

Konačno, pogotovo ako niste jutarnji tip osobe, dobra je praksa navečer pregledati “to-do listu” za naredni dan, kako bismo bili spremniji za nove izazove i provjerili da li treba da ažuriramo redoslijed obaveza i procijenimo kada i koliko energije trebamo uložiti za obavljanje navedenih zadataka. Naime, listu se preporučuje poredati hronološki, a gdje je moguće i grupisati stavke po srodnoj temi. Također, nije naodmet podvući 3 prioriteta za taj dan – a to treba da budu tri obaveze koje su nama bitne (često i hitne), a ne obaveze koje su drugima bitne i/ili hitne. Važan je savjet da kreirate realistične spiskove (tj. pazite na broj i kompleksnost obaveza koje upisujete na listu), te da se u listu ne unose zadaci koji se mogu obaviti unutar 2-5 minuta – obavite ih odmah i zaboravite na njih. U protivnom, preduge dnevne to-do liste mogu djelovati demotivirajuće i preplavljujuće, odnosno mogu proizvesti kontraefekat i umanjiti našu produktivnost, a povećati osjećaj neuspješnosti.

Image source: Pexels from Pixabay

Probajte nekoliko – odaberite jednu, za vas najbolju, tehniku za povećanje produktivnosti


Nije isključeno da ćemo se suočiti s poteškoćama sa motivacijom i istrajavanjem u radu, čak iako imamo jasan i detaljan pregled obaveza tokom dužeg perioda, kao i detaljan spisak obaveza na dnevnoj bazi. Ključno je pronaći proces, sistem, tehniku, naviku koja nama lično najbolje odgovara i koja nas pokreće. A da bismo to učinili/e, potrebno je probati nekolicinu opcija. Na internetu je moguće pronaći pregršt savjeta i tehnika za povećanje produktivnosti (Kanban, KonMari, GTD, Pareto, Single-tasking, Eat the Frog itd., te stoga preporučujemo da uradite kviz na ovom linku i dobijete predstavu o tome koje tehnike lično vama najviše odgovaraju). Nama se pokazala zanimljivom i korisnom tehnika Pomodoro.

Pomodoro tehnika za povećanje produktivnosti: 25 min rada, 5 minuta odmora

Pomodoro tehnika je korisna opcija za one obaveze koje često izbjegavate i odlažete do posljednjeg momenta. Ova tehnika podrazumijeva da se aktivno fokusirate na jedan zadatak samo 25 min, a potom da imate 5 min pauze. Prednost ove tehnike je da nije tehnološki zahtjevna – ne morate imati neku posebnu pripremu i alate za njenu realizaciju. Možete jednostavno uvrstiti dvije “stopwatch timer” opcije na svom mobitelu – na 25 i 5 minuta, i pokušati makar u periodu od jednog ili dva sata striktno slijediti ovu tehniku. Postoji i mobilna aplikacija – Focus to do it: Pomodoro timer and to-do list; oprobali smo besplatnu verziju i bila je zgodna jer petominutna pauza automatski započinje, a ima i dodatnih praktičnih opcija (opcija “lock phone”, tj. zaključati mobitel da ga ne možete koristiti dok traje 25-minutni rad – niti za surfanje, niti za pozive i poruke, niti da možete zaustaviti štopericu, ili opcija “white nose”, tj. da možete uključiti tzv. bijeli šum – posebnu vrstu zvučnog signala koji se koristi za maskiranje pozadinskih zvukova, npr. zvuci šuštanja lišća, padanja kiše ili brujanja motora).

Uočili smo dodatnu vrijednost ove tehnike – ona može poslužiti ne samo kao način motivisanja sebe da započnemo s radom kojeg odlažemo (i radimo 25 minuta bez prestanka), nego i način da ne zaboravimo na kratke pauze koje su važne za zdravlje. Naravno, pod uslovom da te petominutne pauze provedemo u pokretu (vježbe istezanja npr.), sa pogledom u daljinu (kroz prozor) kako bi se oči odmorile, ispijanjem čaše vode i eventualno uzimanjem užine za bolje pamćenje (podrazumijeva se, ne tokom svake pauze). 

Image source: geralt from Pixabay

Dobra organizacija je pola uspjeha


Konačno, sjetimo se da svaki dan ima 24 sata, i ni trenutak više. Tih 24 sata treba raspodijeliti i na san, obroke, odmor i druženje, tjelesnu aktivnost i, naravno, rad. U 8 sati rada (ili više, a za vaše dobro nadamo se ne više od 10 sati rada dnevno, s obzirom da su neka istraživanja pokazala da prekomjerni rad donosi zdravstvene probleme: kardiovaskularne i mentalne probleme), treba uklopiti sve (prioritetne) obaveze koje imamo pred sobom. Stoga, dobra, detaljna i blagovremena organizacija vremena, prostora i resursa, ispravno prioritetiziranje, ažurirane to-do liste, blagovremena i jasna komunikacija je nužna i predstavlja polovinu uspjeha. Što prije usvojite zdrave i efikasne navike za povećanje produktivnosti, to je bolje za vas.

Podijelite sa nama na društvenim mrežama da li neka od ovih tehnika za povećanje produktivnosti funkcioniše za vas, te nam recite ukoliko imate i nekih drugih efikasnih tehnika koje primjenjujete.

O važnosti radnog prostora za povećanje i održavanje produktivnosti pisali smo ranije u članku na linku.

Također, pisali smo i o važnosti sna za kognitivne sposobnosti (ovdje), te o važnosti ishrane (ovdje) i kretanja u okviru sjedilačkog stila života (ovdje) za dobrobit (well-being) doktoranata/doktorantica.

Image source: geralt from Pixabay

***

VAŠ GLAS JE VAŽAN!

Ako ste doktorant/ica ili doktor/ica nauka, kristalno vam je jasno koliko finansijski, psihički i fizički zahtjevan može biti doktorski studij. Ukoliko ste stava da doktoranti/ce treba da se uzajamno pomažu, pozivamo vas da podijelite svoje utiske o studiju i praktična zapažanja i preporuke putem ankete: https://forms.gle/EbDVhSYQHWYc9NmPA

Anketu mogu popuniti trenutni doktoranti i doktorantice iz BiH bez obzira na to šta i gdje studiraju, kao i doktori/ce nauka bez obzira da li su studirali/e po predbolonjskom ili bolonjskom sistemu. Također, anketu mogu popuniti i osobe iz BiH koje studiraju ili su studirale izvan BiH.

Ukoliko ste doktori/ce nauka, pozivamo vas da uputite korisne savjete trenutnim i budućim doktorantima i doktoranticama iz Bosne i Hercegovine putem ankete: https://forms.gle/M7sqf9azXiVbJxgh6